Definición y presentación del tema.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura y organización de una empresa. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
De esta manera podemos decir que el organigrama presenta dos fines últimos:
1. Ofrece información respecto a la estructura y organización de la empresa.
2. Permite diferenciar claramente los diversos elementos de autoridad, jerarquías y su relación.
Todo organigrama de una empresa ha de cumplir los siguientes requisitos:
1. Ha de ser de fácil comprensión y uso.
2. No debe aportar información superflua, únicamente se limita a ofrecer información esquemática indispensable.
3. Debe representar los aspectos más importantes de la organización.
4. Ha de mostrar las unidades de categoría especial.
5. Ha de constar de dos elementos intrínsecos: unidad de mando y unidad de funcionamiento.
Tipos de organigrama.
Por lo que hace a los tipos de organigrama los clasificaremos según su naturaleza, su finalidad, su ámbito, su contenido y por su disposición gráfica:
1. Por su naturaleza
• Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
• Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
• Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
2. Por su finalidad
• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras.
• Analítico: Tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, como por ejemplo los casos de análisis de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3. Por su ámbito
• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
· • Específicos: Muestran
en forma particular la estructura de un área de la organización.
4.
Por su contenido:
· • Integrales: Son
representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Los organigramas
generales e integrales son equivalentes.
• Funcionales: Incluyen las principales funciones
que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo
de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.
· • De puestos,
plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número
de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Principales
autores de la administración de la empresa
1. Henry Fayol (1841-1925): El modelo
administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: la
división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la
formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función
administrativa. Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto
solamente al cuerpo social; mientras que las otras funciones inciden sobre la
materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el
personal de la empresa.
2.
Frederick Winslow Taylor: Fundador del movimiento conocido como
organización científica del trabajo. Afirma que "El principal objetivo de
la administración debe ser asegurar el máximo de prosperidad, tanto para
el empleador como para el empleado". Para el empleador, el máximo de
prosperidad no significa la obtención de grandes beneficios a
corto plazo, sino el desarrollo de
todos los aspectos de la empresa para
alcanzar un nivel de prosperidad. Para el empleado, el máximo de prosperidad no
significa obtener grandes salarios de
inmediato, sino un desarrollo personal para trabajar eficazmente,
con calidad y
utilizando sus dones personales. Asimismo el principal objetivo de la
organización científica del trabajo (OCT) es descubrir los métodos más eficaces
para realizar una tarea y dirigir a los obreros. Taylor desarrolló sistemas
detallados previstos para ganar eficacia máxima de trabajadores y máquinas en
la fábrica. Estos sistemas se basan en los estudios de tiempo y de movimiento,
que ayudan a determinar los mejores métodos para realizar una tarea en el menor
tiempo posible.
3. Henry
Ford (1863 –1947): Fue
el fundador de la compañía Ford Motor
Company y padre de la producción en cadena utilizadas
hoy en día para la producción. Utilizó un sistema de integración
vertical y horizontal, produciendo desde la materia prima inicial
hasta el producto final,
además de una cadena de distribución comercial
a través de agencias propias. Hizo una de las mayores fortunas del mundo
gracias al constante perfeccionamiento de sus métodos, procesos y productos. A
través de la racionalización de la producción creó la línea de montaje, lo que
le permitió la producción en serie, esto es, el moderno método que permite
fabricar grandes cantidades de un determinado producto estandarizado. Además
las aportaciones del autor, se caracterizan por la aceleración de la producción
mediante un trabajo rítmico, coordinado y económico. Fue también uno de los
primeros hombres de empresa en utilizar incentivos no salariales para sus
empleados. En el área de mercado implantó
la asistencia técnica, el sistema de concesionarios y una inteligente política de precios.
Aplicación
practica.
Organigrama de la empresa
En
primer lugar, este se trata de un organigrama del tipo micro
administrativo, ya que corresponde a una sola empresa y define todas o algunas
de sus áreas.
En
cuanto al ámbito, se trata de un organigrama específico ya que muestran de
forma particular la estructura de un área de la organización.
Referente
al contenido, se trata de un organigrama de carácter integral, por informarnos
de todas las unidades administrativas y de sus relaciones de dependencia.
Finalmente,
en cuanto a la disposición gráfica contiene una forma vertical, representado de
forma jerárquica o de forma escalonada. Presentan las unidades ramificadas de
arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerárquicos.
Funciones
Específicas de los diferentes departamentos de la empresa:
Gerencia: Encargado de la toma de decisiones, fija los objetivos y las estrategias más viables para alcanzar los objetivos de la empresa, la asignación de responsabilidades para cada departamento y la supervisión de todos éstos. Se hace mensualmente una reunión para ver el
proceso de como se llevan a cabo todas las actividades y para saber la situación de la empresa, resolver los problemas y darles una solución rápida y eficaz.
Dpto. Logística: Realiza la función de control de las mercancías que circulan dentro de la empresa y al mismo tiempo el del almacén para que no se genere ningún stock.
Dpto. Ventas: Es el primer mediador con el cliente. Realiza estudios de mercado, busca clientes y nos da a conocer a través de la publicidad, donde tendrá que elaborar los planes necesarios para la promoción y el conocimiento de la misma por parte de nuestros clientes, así mismo procesar las técnicas para derribar a la competencia.
Dpto. Compras: Es el encargado de revisar detenidamente la calidad del producto para saber si se encuentra en buen estado o defectuoso. Este departamento también se encarga del proceso de compras que se realizan entre las otras empresas.
Dpto. Financiero: Lleva a cabo toda la contabilidad y los movimientos monetarios que realiza la empresa para poder así tener un control más detallado de los beneficios y pérdidas que posee la propia sociedad. Se encarga pues de todo lo relacionado con impuestos, tributos (IVA, IRPF etc.) y todo lo relacionado a nivel contable como entradas, salidas, facturación, cobros, cuentas anuales etc.
A partir de la información que hemos descrito en el apartado anterior podemos representar el organigrama de la empresa de la siguiente manera:
Conclusiones del tema
Un
organigrama es una herramienta útil y muy visual que permite una fácil
comprensión de la estructura jerárquica de los componentes y trabajadores de la
empresa, definiendo su funcionamiento y organización. Como se ha podido
comprobar en el anterior apartado, gracias a su elaboración, toda persona
aunque sea ajena a la empresa puede comprender y valorar su estructura. Por ese
motivo, debido a la correcta realización del organigrama de una empresa, el
empresario podrá observar y gestionar de forma más correcta y directa cualquier
problema que se le pudiera presentar y poder corregir de manera más fácil el
problema originado. De ese modo, que una empresa disponga de un buen
organigrama puede suponer el buen funcionamiento y que la sociedad pueda
prosperar correctamente ya que por el contrario, es fácil que causara problemas
tanto internos como externos en la empresa y originar el mal funcionamiento de
la propia sociedad hasta el punto de llegar a la quiebra de la entidad.
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